Dipl.-Ing. Gernot Jakobeit

jakobeit consulting unterstützt Unternehmen beim Aufbau, der Weiterentwicklung und der Prüfung von Managementsystemen. Dazu gehören Beratung, Audits, Zertifizierungsvorbereitung, Dokumentation, Arbeitsschutz, Rechtskataster und digitale Managementsysteme auf Microsoft SharePoint.

Die Beratung richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise produzierende Unternehmen, Dienstleister, Medizinproduktehersteller, Sicherheitsunternehmen und Unternehmen aus dem Baugewerbe. Entscheidend ist weniger die Branche als die Frage, welches Managementsystem und welche Anforderungen zum Unternehmen passen.

Am Anfang steht normalerweise eine Bestandsaufnahme. Dabei wird geprüft, was bereits vorhanden ist und welche Anforderungen noch fehlen. Daraus entsteht ein konkreter Maßnahmenplan. Anschließend werden Prozesse, Dokumente und Nachweise gemeinsam aufgebaut bzw. ergänzt.

Das hängt von Unternehmensgröße, Norm, vorhandenen Strukturen und gewünschtem Umfang ab. Ein Unternehmen mit bereits gut geregelten Prozessen benötigt meist deutlich weniger Aufbauarbeit als ein Betrieb, der bei null beginnt. Nach einer Bestandsaufnahme lässt sich der Aufwand wesentlich besser einschätzen.

Nein. Je nach Projekt kann die Zusammenarbeit vor Ort, digital oder in einer Kombination aus beidem erfolgen. Gerade bei Dokumentenprüfungen, Managementsystemen und SharePoint-Projekten lassen sich viele Schritte effizient digital bearbeiten.

Je nach Unternehmen, Vorhaben und aktuell geltenden Förderbedingungen können Zuschüsse zu Unternehmensberatungen in Betracht kommen. jakobeit consulting ist unter der BAFA-ID 143475 im BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ gelistet. Das Beraterprofil ist im BAFA-Portal freigeschaltet. Ob ein konkretes Vorhaben förderfähig ist und in welcher Höhe ein Zuschuss gewährt werden kann, richtet sich nach den jeweils aktuellen Förderbedingungen und der Entscheidung der zuständigen Stelle.

Das hängt vom Projekt ab. Häufig hilfreich sind vorhandene Prozessbeschreibungen, Organigramme, Zertifikate, Auditberichte, Verfahrensanweisungen und weitere bestehende Managementunterlagen. Zu Beginn wird gemeinsam festgelegt, welche Informationen tatsächlich benötigt werden.

Ein Managementsystem beschreibt, wie ein Unternehmen wichtige Themen systematisch organisiert. Dazu gehören Prozesse, Verantwortlichkeiten, Ziele, Risiken, Dokumente, Nachweise und Verbesserungen. Eine ISO-Norm gibt dafür einen strukturierten Rahmen vor.

Nein. Ein gutes Managementsystem soll im Arbeitsalltag funktionieren. Dokumentiert werden sollte das, was für Steuerung, Nachweis und sichere Abläufe tatsächlich benötigt wird. Das kann klassisch mit Dokumenten oder digital beispielsweise in Microsoft SharePoint erfolgen.

Ja. Die Beratung kann von der ersten Bestandsaufnahme über den Aufbau des Managementsystems und interne Audits bis zur Vorbereitung und Begleitung des Zertifizierungsaudits reichen. Die eigentliche akkreditierte Zertifizierung erfolgt durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle.

Im Zusammenhang mit Managementsystemen dokumentiert eine Konformitätserklärung, dass festgelegte Anforderungen eingehalten werden. Sie ist von einer akkreditierten Zertifizierung zu unterscheiden und ersetzt keine vorgeschriebene Zertifizierung. Ob sie geeignet ist, hängt insbesondere von den Anforderungen der Kunden und weiterer beteiligter Stellen ab. Gemeint ist hier keine gesetzlich erforderliche EU-Konformitätserklärung für Produkte.

jakobeit consulting unterstützt beim Aufbau, bei der Prüfung und bei der Vorbereitung eines Managementsystems. Eine akkreditierte Zertifizierung wird dagegen durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle durchgeführt. Beratung und Zertifizierung sind daher bewusst voneinander getrennt.

Ein internes Audit ist eine systematische Prüfung des eigenen Managementsystems. Dabei wird untersucht, ob Anforderungen eingehalten werden, Prozesse funktionieren und Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Das Audit dient nicht nur der Fehlersuche, sondern soll das Unternehmen weiterentwickeln.

Bei einer GAP-Analyse wird der aktuelle Zustand des Unternehmens mit den Anforderungen einer Norm oder eines gewünschten Systems verglichen. Dadurch wird sichtbar, was bereits erfüllt ist und an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht.

Ja. Viele Managementsysteme lassen sich sehr gut digital abbilden. Microsoft SharePoint eignet sich beispielsweise für Prozesse, Dokumentationen, Verantwortlichkeiten, Nachweise, Audits, Managementbewertungen und weitere Managementsystem-Inhalte.

Nein. SharePoint ist eine mögliche Plattform. Managementsysteme können auch klassisch dokumentiert oder mit anderen vorhandenen Werkzeugen betrieben werden. Entscheidend ist, dass das System zum Unternehmen und zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passt.

Ein Rechtskataster hilft dabei, relevante gesetzliche und sonstige rechtliche Anforderungen strukturiert zu erfassen. Unternehmen erhalten dadurch einen besseren Überblick darüber, welche Anforderungen sie betreffen und wo gegebenenfalls Maßnahmen erforderlich sind.

Ja. Dazu gehören beispielsweise Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Gefahrstoffthemen, Unterweisungsunterlagen und die strukturierte Organisation von Arbeitsschutzanforderungen.

Ja. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten können beispielsweise gemeinsame Managementsysteme, Standort-Audits und Multi-Site-Strukturen aufgebaut bzw. vorbereitet werden. Die konkrete Zertifizierbarkeit und mögliche Stichprobenregelungen bewertet später die zuständige Zertifizierungsstelle.

Ja. Für Franchise- und Filialorganisationen können individuelle Prüfkriterien, Standortbewertungen und Qualitätssiegel entwickelt werden. Ein solches privatwirtschaftliches Qualitätssiegel ist jedoch keine akkreditierte ISO-Zertifizierung.